【秘书学(2)】单元作业(一)参考答案
一、名词解释
1.会议预案:是会议的筹备方案。
2.会间调度:指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。
3.商务:也称为商事,是指一切有形与无形资产的交换或买卖事宜。它必须是经法律认可,以社会分工为基础,以提供商品或劳务为内容的盈利性的经济活动。
4.商务谈判:是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端,取得各自经济利益而进行的磋商活动。
5.谈判方案:即谈判计划,它是谈判者在谈判前对谈判的目标、内容、步骤等所作的预想性的安排。
二、双项选择题
1.按会议的内容划分,会议可划分为(AD)。
A.综合性会议B.工作会议C.大型会议D.专题性会议
2.会议的功能(AC)。
A.决策功能B.领导功能C.协调功能D.支配功能
3.商务谈判按谈判的正规程度划分,谈判可分为(BC)。
A.双边性B.非正式谈判C.正式谈判D.公开谈判
4.商务谈判的特点(BC)
A.双边性B.参加谈判的自愿性C.谈判结果的互利性D.公开性
5.大型会议要设秘书昼夜值班,负责(BC)等工作。
A.安全B.沟通C.服务D.协调
三、简答题
1.简述会议的功能。
良好的会议组织工作,可以实现以下具体的功能:
(1)决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道,通过会议进行决策,是实现决策科学化、民主化的有效手段。
(2)执行功能。通过会议,可以传达上级的政策和指令,可以都署本组织的中心工作和重大行动,可以责成所属单位统一行动步调,可以解决工作进行中的某些问题。因此,会议能起到行政手段的作用。
(3)沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达,联络左右,互通情况,交流经验,发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式,会议沟通具有直接、快速和形象的优势。
(4)协调功能。对于工作中的矛盾和冲突,运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。
(5)监督功能。决策的实施离不开检查、督促,而监督功能的实现往往离不开会议。各种汇报会、总结会、评比会等,都是实施监督的有效形式。
2.简述商务谈判的特点。
商务谈判特点:(1)参加谈判的自愿性;(2)谈判方法的灵活性;(3)谈判结果的互利性。
四、论述题:要结合实例,试述当前会风中存在的主要问题及改进的途径。
答:当前,不少会议的会风存在比较严重的问题,亟需改进。主要有:
(1)会议过多过滥的现象十分严重,会议的思想作风和工作作风令人担忧。
(2)会期过长,规模过大,规格过高;
(3)借开会之名进行吃喝玩乐,铺张浪费,甚至滥发财物;
(4)会议纪律松懈,迟到、缺席现象普遍;
(5)会议内容空乏,搞形式主义、作表面文章;
(6)议而不决,决而不行,行而不查。以上种种,大大妨碍了会议的成效,必须予以重视并加以改进。
改进会风的途径包括:
(1)树立正确的会议观念,倡导开会中的务实精神和负责精神。
(2)建立健全会议的法规制度,破除形式主义,力戒官场习气,注重会议成效,实现会议工作的科学化、规范化和制度化。
(3)变革会议的方式和手段。从方式上可多采用现场办公会、对话会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式;从手段上,可多借助广播、电视、电话、计算机等现代化通讯手段开会。
五、根据下面这份会议记录起草一份会议通知。(材料略)
xx市委办公室xx市人民政府办公室文件(通知)
X委办发[1982]XX号
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xx市委办公室xx市人民政府办公室
关于召开林业工作会议的通知
各县(区)委、人民政府,各县(区)林业局:
为了深入贯彻中央关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示精神,提高对林业工作的认识,研究落实我市制止乱砍滥伐森林的不良现象的具体措施,经市委研究,决定召开全市林业工作会议。现将具体事项通知如下:
一、会议时间:11月4日-8日,11月4日下午报到,晚上开预备会,5日上午会议正式开始,会期三天。
二、 会议地点:X市第一招待所小会议室
三、 参加会议对象:各县(区)主管林业工作的书记、县(区)长,林业局负责人。
四、要求:出席会议的各县(区)介绍本县、区国有林、集体山林管理情况和制止乱砍滥伐森林的建议和措施,并写成书面汇报材料提纲,与会时要带好有关材料,在会上进行交流。
请与会同志安排好工作,按时参加会议。
一九八二年十月十二日
六、情景题
公司准备召开一次青年座谈会,座谈如何迎接总公司文艺汇演。请你帮助拟定一份座谈会筹备方案。
XX公司迎接总公司文艺汇演座谈会的筹备方案
一、会议名称:XX公司迎接总公司文艺汇演座谈会
二、会议主题:为了庆祝x节日,迎接总公司文艺汇演,讨论筹备与安排节目。
三、参加对象:
各科室喜欢文艺的青年2名
四、 会议时间:x年x月x日下午,会期半天
五、 会议地点:公司大楼三楼东小型会议室
六、 会议主持:公司团委书记张小东
七、 会场布置:办公室李小一
八、 会议主要内容:讨论汇演形式,上报节目数量与节目形式等